1. CHUẨN BỊ MẪU GỬI

Tuỳ vào bản chất mẫu, dạng bào chế, tiêu chuẩn áp dụng, chỉ tiêu và số lượng chỉ tiêu thử nghiệm khách hàng yêu cầu mà lượng mẫu có thể thay đổi, lượng mẫu tối thiểu khách hàng có thể tham khảo thông tin Bảng cơ số mẫu cần gửi    

Trong trường hợp cần thiết, khách hàng vui lòng liên hệ với Bộ phận nhận mẫu (thông tin liện hệ xem bên dưới) để có thông tin chính xác về lượng mẫu cần thiết cho việc thử nghiệm.

Bao bì đóng gói, dán nhãn và bảo quản mẫu

Để duy trì chất lượng và tình trạng ban đầu của mẫu thử nghiệm, bao bì hoặc vật chứa phải đảm không ảnh hưởng hoặc làm thay đổi bản chất của mẫu thử. Trên mỗi đơn vị bao gói nhỏ nhất, khách hàng cần dán nhãn với đầy đủ các thông tin sau (bao gồm nhưng không giới hạn):

– Tên mẫu (dạng bào chế + tên biệt dược, hoạt chất + nồng độ/hàm lượng)

– Tên và địa chỉ nhà sản xuất

– Số lô/ ngày sản xuất/ hạn dùng/ Số đăng ký lưu hành (nếu có)

– Điều kiện bảo quản mẫu

Khách hàng có thể liên hệ trực với Bộ phận nhận mẫu (thông tin liên hệ xem bên dưới) để được tư vấn. 

Khách hàng điền đầy đủ các thông tin về mẫu và yêu cầu thử nghiệm trên Phiếu yêu cầu thử nghiệm có thể đính kèm các thông tin yêu cầu khác (nếu có). Phiếu yêu cầu thử nghiệm được xem như bản thỏa thuận, thống nhất sau cùng giữa khách hàng và Viện liên quan đến việc thử nghiệm mẫu được nêu trong Phiếu yêu cầu thử nghiệm. Thông tin mà khách hàng cung cấp trên Phiếu yêu cầu thử nghiệm phải phù hợp với thông tin trên nhãn mẫu thử và là cơ sở để Viện phát hành phiếu Kết quả thử nghiệm.

Khách hàng có thể liên hệ trực với Bộ phận nhận mẫu (thông tin liên hệ xem bên dưới) để được tư vấn. 

Chuẩn bị chất chuẩn đối chiếu

Khách hàng chuẩn bị chất chuẩn đối chiếu cần thiết theo yêu cầu trong tiêu chuẩn áp dụng để cung cấp cho Viện khi gửi mẫu.

Khách hàng có thể liên hệ trực với Bộ phận nhận mẫu (thông tin liên hệ xem bên dưới) để được tư vấn.

2. PHƯƠNG THỨC GỬI MẪU

Gửi mẫu trực tiếp

Gửi mẫu qua đường bưu điện

Gửi mẫu qua đường bưu điện: vui lòng gửi kèm Phiếu yêu cầu thử nghiệm  được ghi đầy đủ các thông tin, trong đó có tên và số điện thoại liên hệ…, khi nhận được mẫu Viện sẽ liên hệ và xác nhận tình trạng mẫu đã nhận được với khách hàng.

Trong trường hợp khách hàng có yêu cầu lấy mẫu để kiểm nghiệm

Khách hàng gửi văn bản yêu cầu lấy mẫu đến Viện, trong văn bản có ghi rõ lý do yêu cầu, địa điểm lấy mẫu, thông tin người liên lạc khi cần.

Khách hàng có thể liên hệ trực với Bộ phận nhận mẫu (thông tin liện hệ xem bên dưới) để được tư vấn. 

3. THÔNG TIN TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN

Khách hàng vui lòng tạm ứng chi phí kiểm nghiệm theo thông báo tạm ứng của bộ phận nhận mẫu bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản và thanh toán phần còn lại khi nhận kết quả thử nghiệm. Viện xuất hóa đơn theo quy định.

Thông tin tin tài khoản:

Khách hàng có thể liên hệ trực với Bộ phận nhận mẫu để được tư vấn. 

4. THỜI GIAN THỰC HIỆN KIỂM NGHIỆM

Tùy theo yêu cầu của khách hàng, thời gian trả kết quả dự kiến như sau:

+ Mẫu thông thường                       : 30 ngày làm việc;

+ Mẫu có yêu cầu thực hiện nhanh : 20 ngày làm việc;

+ Mẫu có yêu cầu thực hiện khẩn   : 5-7 ngày làm việc.

Lưu ý: Ngày làm việc không tính ngày Thứ Bảy, Chủ Nhật và ngày nghỉ lễ, khi có yêu cầu thực hiện thử nghiệm nhanh/khẩn, khách hàng vui lòng liên hệ trước với Bộ phận nhận mẫu để trao đổi và thống nhất thời gian trả kết quả.

Khách hàng có thể liên hệ trực với Bộ phận nhận mẫu (thông tin liện hệ xem bên dưới) để được tư vấn. 

5. LƯU MẪU THỬ NGHIỆM

Mẫu được lưu trong trường hợp khách hàng yêu cầu lưu mẫu và cung cấp đủ cơ số mẫu theo quy định. Thời gian lưu mẫu tùy thuộc vào bản chất của mẫu:

– Mẫu thuốc thành phẩm và nguyên liệu làm thuốc: 2 năm kể từ ngày nhận mẫu

– Dược liệu: 06 tháng kể từ ngày nhận mẫu

– Mẫu mỹ phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khỏe và các loại mẫu khác: 1 năm kể từ ngày nhận mẫu

Trường hợp khách hàng không yêu cầu lưu mẫu, mẫu còn dư sau khi thử nghiệm sẽ được trả lại cho khách hàng (nếu khách hàng có yêu cầu) hoặc Viện sẽ hủy theo quy định.

Đối với các mẫu không được lưu, Viện sẽ không giải quyết bất kỳ khiếu nại nào sau khi kết quả thử nghiệm được ban hành.

6. NHẬN KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM

Khi có kết quả thử nghiệm, bộ phận nhận mẫu sẽ thông báo với khách hàng qua điện thoại hoặc email.

Nếu khách hàng có nhu cầu gửi kết quả qua bưu điện, khách hàng vui lòng liên lạc với Bộ phân nhận mẫu để được hướng dẫn.